Presencial, Online ou Híbrido - Qual é a opção ideal para o seu evento?
Com a pandemia, a opção por formato online foi uma precondição para que eventos ocorressem em todo o mundo. No entanto, com as novas regras de convivência caminhando para um "novo normal" de interações sociais, vamos neste texto apontar características de cada formato de eventos (online, presencial e híbrido) e ajudar você a definir qual a melhor escolha na hora de planejar seus projetos.
Quais as características de um evento online?
Um evento online tem como principal característica o uso de uma plataforma digital para expor o conteúdo programado (palestra, show, reunião, lançamento, por exemplo) e conectar as pessoas que participarão do encontro. Essa transmissão de conteúdo pode ser ao vivo ou gravado e o conteúdo pode ou não ficar disponível para consumo após a transmissão.
Portanto, é importante lembrar que o planejamento de um evento online é tão ou mais necessário que para um evento presencial. Vamos a algumas diferenças entre esses formatos.
No evento online, as decisões tecnológicas estão no centro do planejamento.
Escolher a plataforma de transmissão.
Ter um suporte técnico de Tecnologia da Informação para ajudar no planejamento e na execução da transmissão.
Estruturar uma divulgação em plataformas digitais.
Preparar as pessoas que transmitem a mensagem para esse tipo de transmissão.
Contratar uma equipe de tradução simultânea (se o evento for direcionado para pessoas de outros países e/ou se quiser alcançar mais público na internet mesmo após concluído). Neste ponto, a equipe do Flash Traduções pode ajudar. (COLOCAR O LINK DO ORÇAMENTO AQUI)
Quantidade de pessoas que participam: há diferenças entre o evento online e presencial?
Para quem acha que não, no evento online também é possível determinar a quantidade de pessoas que participarão do evento, caso haja a necessidade de inscrição para emissão de certificado de participação.
Nesse caso, é indicado a contratação de um serviço de transmissão, pois nas plataformas abertas (Youtube, Instagram e Facebook), por exemplo, esse controle de inscrição e confirmação de participação não é controlado.
Qual é mais caro: evento online ou presencial?
Em geral, um evento totalmente online tem um valor final menor para a realização, pois mesmo com os custos de suporte tecnológico exigidos - a estrutura física para que ocorra é menor - especialmente se a transmissão for feita em plataformas gratuitas - Youtube, Facebook, WhatsApp.
No evento presencial, há gastos com a estrutura que precisa ser montada para comportar os participantes, incluindo gastos com aluguel de espaço, contratação de serviços de transmissão de informações (telões, vídeo projetor, som, iluminação). Muitos precisam também de contratação de buffets.
Posso fazer o evento online de qualquer local?
Na etapa de planejamento, o local de onde as informações serão captadas e transmitidas é importante, por isso é necessário preparar com eficiência a área de captação das imagens e áudio para que barulhos externos não atrapalhem o conteúdo transmitido.
Também é importante atentar para a plataforma de transmissão. Se optar por transmitir pelo YouTube, não haverá limitação de participantes. Já em plataformas como o Zoom, haverá limites.
Se o evento for presencial, quanto maior o número de participantes, maior o local necessário para comportar.
Que tipo de evento pode ser online?
São infinitas as possibilidades de eventos online que podem ser executados. Destacamos aqui os cinco mais usados por empresas e organizações:
Conferências e Congressos
São eventos que ocorrem em transmissão ao vivo em plataformas digitais. Geralmente são planejados e divulgados com antecedência apontando claramente os temas a serem expostos. Indica-se preparação de cronograma para interações digitais entre os participantes - com abertura de canais de perguntas e comentários.
Meetups
Esses encontros virtuais conectam profissionais e empresas com interesse em comum. O foco é promover o networking, permitindo, além da conexão, troca de conhecimento. Ocorrem, geralmente, em salas virtuais com espaço determinado para cada participante se apresentar, expor ideias e/ou experiências.
Reuniões
São o tipo de evento mais comum no digital, mesmo antes da pandemia da Covid. Indicadas para pequenos grupos de participantes, são facilmente realizadas - de forma gratuita - em plataformas como Google Meet e Zoom.
Webinar
É um evento muito parecido com uma conferência. A principal diferença é que em um webinar, as interações podem ocorrer ao longo do evento, sem precisar de um cronograma predeterminado. Os espectadores podem fazer perguntas durante a apresentação, ou seja, é mais informal que uma conferência.
Transmissões ao vivo
São as chamadas Lives que tanto se popularizaram ao longo da pandemia da Covid. Uma das principais características é a tentativa de alcançar maior público possível. E podem, inclusive, serem pagas. Geralmente são transmitidas nas redes sociais, como Instagram, Facebook e YouTube.
Evento híbrido é possível?
Sim. Praticamente todo tipo de evento pode ocorrer de forma presencial e online em simultâneo. Se essa for a opção, é importante que haja planejamento para organizar equipes que cuidem especificamente de cada processo.
Dicas para organizar o processo online de um evento:
Escolha uma plataforma adequada e confiável
A escolha da plataforma é o principal passo para o sucesso do evento online. É importante medir os prós e contras de cada plataforma, que possuem características e ferramentas diferentes.
Divulgue o evento para o público alvo com antecedência
Comunicar o evento é uma das principais etapas do processo. É essa comunicação que vai atrair o público certo para participar. Vale ressaltar que as mídias digitais podem segmentar bem a comunicação para o público desejado, mas não esqueça de divulgar também em mídias analógicas.
Interaja ao vivo
Utilize ferramentas da plataforma de transmissão para interagir com os participantes. Também é possível fazer isso nas redes sociais que divulgam o evento. Os interessados podem ter dúvidas e expor isso nos comentários ou mensagens em direto. Abra sempre um canal de comunicação para dúvidas.
Tenha tradução simultânea
A internet não tem fronteiras geográficas e seu evento pode chegar a todos os cantos do mundo. Por isso, traduzir o evento em simultâneo é muito importante. Se não conseguir em várias línguas, faça em inglês que é a mais usada em todo o mundo.
Salve e distribua o conteúdo do evento com legendas
Se o conteúdo transmitido for salvo para ficar disponível nas redes digitais ou para ficar em arquivo da empresa, é muito importante que se faça a legendagem do evento. Assim,
a vida útil e importância histórica do evento estarão garantidos.
Entenda o que é tradução / interpretação simultânea
Esta modalidade se destina a traduzir simultaneamente o idioma, de um ou mais oradores, para o idioma de seus respectivos ouvintes. Os participantes assistem normalmente a palestra, usando fones de ouvido para que possam entender o que está sendo dito. Em muitos casos, se faz necessária a contratação também de equipamentos – como cabine, microfones e sistema de som.
Quando é preciso fazer uma Interpretação Simultânea?
A Interpretação Simultânea normalmente é solicitada em eventos de grande porte e/ou quando a duração não pode ser impactada. Imagine que se a tradução não for simultânea, o orador precisa parar de falar para que o intérprete possa traduzir (o que em geral dobra a duração do evento).
O que é preciso para fazer uma Interpretação Simultânea?
Os intérpretes são posicionados em cabines, com isolamento acústico, idealmente em um local onde possam ter uma visão panorâmica, permitindo que observem expressões corporais, interação com a plateia, vídeos, slides e outros detalhes que podem colaborar para a qualidade da tradução. Garantir um sistema de som de qualidade se faz fundamental para que os ouvintes tenham clareza do que está sendo dito.
O Flash Traduções dispõe não apenas de intérpretes altamente especializados em diversos assuntos, como também de uma equipe capaz de gerenciar o projeto do evento, se responsabilizando, inclusive, pelos equipamentos e profissionais, tais como, técnicos de som e recepcionistas.
O Flash Traduções está pronto para assessorar sua empresa nesse processo.
Entre em contato conosco, mostrando seu projeto e pedindo um orçamento.
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